Jeden standard obsługi
korespondencji z każdego
kanału wpływu
Bez chaosu, opóźnień i utraty kontroli. Analiza trwa 30-60 minut. Otrzymasz rekomendację sugerowanego modelu współpracy.
cyfrowych, dla papieru
(Off-site, Hybrid, On-site)
Korespondencja, która generuje ryzyko i koszty zamiast wspierać biznes
Każdego dnia do organizacji wpływają pisma urzędowe, decyzje administracyjne, wezwania, reklamacje, faktury, dokumenty kadrowe, wiadomości e-mail, e-Doręczenia oraz dokumenty z KSeF. Każdy z nich może rozpocząć proces, dla którego istnieją terminy ustawowe lub od którego zależą relacje z klientami czy bezpieczeństwo organizacji.
Gdy korespondencja trafia do wielu skrzynek mailowych, papierowych teczek oraz rozproszonych rejestrów, utrata kontroli nad dokumentem staje się wyłącznie kwestią czasu.
Nieodebrane e-Doręczenie, zagubione pismo urzędowe czy opóźniona dystrybucja ważnej informacji mogą skutkować konsekwencjami finansowymi, operacyjnymi i prawnymi.
Kontrola bez stresu? Tylko wtedy, gdy masz pełną historię każdego dokumentu
Kontrola ze strony Urzędu Skarbowego, KNF, UODO, Rzecznika Finansowego, audytorów wewnętrznych lub zewnętrznych sprowadza się do jednego pytania:
Czy organizacja jest w stanie wykazać, kto, kiedy i w jaki sposób obsługiwał konkretny dokument lub informację?
W środowisku opartym na papierze, skrzynkach pocztowych i ręcznych rejestrach znalezienie odpowiedzi wymaga pracy wielu osób i przeszukiwania różnych systemów. Brak pełnej ścieżki audytu zwiększa ryzyko niezgodności, opóźnia kontrole i utrudnia wykazanie należytej staranności.
Jeden przeoczony termin może kosztować więcej niż cały proces kancelaryjny
Pisma administracyjne, wezwania, reklamacje klientów czy korespondencja regulacyjna podlegają rygorystycznym terminom odpowiedzi. W większości organizacji kontrola terminów nadal opiera się na ręcznych działaniach pracowników.
Gdy dokument nie zostanie zarejestrowany we właściwym czasie, organizacja naraża się na:
- przekroczenie terminów ustawowych
- sankcje administracyjne
- utratę możliwości odwołania
- reklamacje klientów
- naruszenia SLA
- ryzyko sporów prawnych
Ukryte koszty administracyjne rosną z każdym nowym dokumentem
Koszt obsługi korespondencji nie ogranicza się do papieru, kopert i archiwizacji. Im większa organizacja, tym więcej czasu specjaliści tracą na czynności administracyjne, które nie tworzą wartości biznesowej. Prawdziwe koszty powstają, gdy pracownicy działów: administracji, finansów, obsługi klienta, sprzedaży, compliance, prawnego i HR tracą czas na ręczne sortowanie, rejestrowanie, przekazywanie i wyszukiwanie dokumentów.
Wiele kanałów wpływu. Jedno miejsce odpowiedzialności
Papier, e-mail, e-Doręczenia, KSeF, platformy klientów, formularze internetowe i przesyłki kurierskie funkcjonują równolegle. Każdy kanał ma własne zasady, terminy i ryzyka. Dlatego wiele firm nie ma problemu z dostępem do dokumentów, lecz z odpowiedzialnością za ich obieg.
W efekcie organizacje tracą kontrolę nad tym:
- gdzie znajduje się dokument
- kto odpowiada za jego obsługę
- czy został przekazany dalej
- czy zachowano wymagane terminy
Dane i dokumenty rozproszone po organizacji to ryzyko bezpieczeństwa
Dokumenty zawierają informacje finansowe, dane osobowe, tajemnice przedsiębiorstwa i informacje objęte regulacjami sektorowymi. W świecie DORA, AI Act, RODO i rosnących wymagań regulatorów organizacje potrzebują pełnej identyfikowalności przepływu informacji, a nie kolejnych lokalnych rejestrów i skrzynek pocztowych.
Im więcej miejsc przechowywania i osób w ręcznej obsłudze, tym większe ryzyko:
- nieuprawnionego dostępu
- utraty dokumentów
- naruszeń RODO
- problemów podczas audytów i kontroli
Korespondencja wpływająca różnymi kanałami jest obsługiwana w jednym systemie i według jednego schematu procesowania.
Jeśli zmagasz się z obsługą napływającej korespondencji, nie jesteś sam. Ręczne sortowanie pism, rozproszone rejestry, zagubione przesyłki – to codzienność organizacji, które nie wdrożyły centralnego systemu kancelaryjnego.
- Poczta tradycyjna
- e-Doręczenia
- KSeF
- Platformy klientów
- Formularze internetowe
- Przesyłki kurierskie
Wszystko, co wpłynęło, trafia w jeden proces.
Pracownik korzysta ze spójnego widoku sprawy i jednolitego standardu obsługi, a źródło wpływu przestaje być problemem operacyjnym – staje się informacją w ścieżce audytu.
- ERP
- DMS
- CRM
- HR
- Workflow
Dla kogo jest Digital Mailroom 360°?
Dla Grup Kapitałowych i Korporacji
Wielooddziałowość, wiele języków, potrzeba centralizacji danych z różnych źródeł.
Dla Sektora Finansowego i Prawnego
Wymóg bezpieczeństwa on-site (Model 3) i pewności doręczeń urzędowych.
Dla Firm Produkcyjnych i Handlowych
Duży wolumen faktur, zamówień i dokumentów transportowych z całego świata.
Dla Administracji Publicznej
Konieczność obsługi e-Doręczeń i dużych wolumenów pism obywatelskich.
Dla Firm w trakcie transformacji cyfrowej
Chcących wdrożyć AI i automatyzację, ale potrzebujących partnera do obsługi „monotonnej roboty" z dokumentami.
Ten sam proces, pięć różnych powodów, żeby go uporządkować
Wybierz rolę, z której patrzysz na obieg dokumentów — zobaczysz problem, nasze rozwiązanie i korzyść.
Z perspektywy Prezesa
Pracownicy realizują ręczne, powtarzalne czynności związane z obiegiem dokumentów zamiast skupiać się na zadaniach wspierających rozwój organizacji. Procesy są rozproszone, a czas realizacji spraw wydłuża się.
Automatyzujemy przyjmowanie, rejestrowanie, klasyfikowanie i wysyłanie dokumentów. Dzięki temu firma działa szybciej, a pracownicy mogą skupić się na ważnych zadaniach.
Wyższa efektywność organizacji, krótszy czas realizacji spraw i lepsze wykorzystanie potencjału pracowników.
Z perspektywy Dyrektora Finansowego
Ręczna obsługa dokumentów generuje wysokie koszty operacyjne, zwiększa ryzyko błędów oraz utrudnia kontrolę nad terminowością realizacji procesów finansowych.
Digitalizujemy dokumenty oraz automatycznie przekazujemy je do odpowiednich systemów i procesów biznesowych. Ograniczamy liczbę czynności wykonywanych ręcznie i przyspieszamy obieg informacji.
Niższe koszty operacyjne, większa kontrola nad procesami i szybszy dostęp do danych niezbędnych do podejmowania decyzji.
Z perspektywy Dyrektora Administracyjnego
Korespondencja wpływa wieloma kanałami i wymaga ręcznego sortowania, rejestrowania oraz przekazywania do odpowiednich jednostek organizacyjnych. Trudno zapewnić pełną kontrolę nad jej obiegiem.
Przejmujemy proces digitalizacji dokumentów papierowych oraz automatyzujemy obsługę korespondencji niezależnie od kanału wpływu. Dokumenty są automatycznie klasyfikowane i kierowane do właściwych procesów. Różne kanały wpływu są sprowadzane do jednej ścieżki procesowania, co pozwala ustandaryzować obsługę i zapewnić spójny sposób realizacji spraw.
Pełna kontrola nad obiegiem dokumentów, szybsza obsługa spraw i eliminacja ryzyka zagubienia korespondencji.
Z perspektywy Dyrektora HR
Działy HR poświęcają zbyt dużo czasu na zajmowanie się dokumentami, wnioskami i listami kosztem aktywnego wspierania pracowników i rozwoju firmy.
Usprawniamy obsługę dokumentów kadrowych. Przechowujemy je w formie cyfrowej, porządkujemy i łączymy z systemami HR oraz płacowymi.
Szybsza obsługa spraw pracowniczych, mniejsze obciążenie administracyjne i więcej czasu na działania strategiczne.
Z perspektywy Dyrektora IT
Wiele sposobów przesyłania dokumentów oraz ręczne przekazywanie informacji mogą prowadzić do błędów. Utrudnia to również ujednolicenie procesów i obciąża zespoły IT.
Wykorzystujemy własne rozwiązania do inteligentnego rozpoznawania, klasyfikacji i dystrybucji dokumentów, integrując je z istniejącymi systemami w organizacji. Dokument trafia automatycznie tam, gdzie powinien.
Mniejsza liczba manualnych procesów, lepsza jakość danych, większa automatyzacja oraz usprawnienie współpracy pomiędzy systemami.
Zamiast tracić czas na rejestrowanie i przepisywanie dokumentów, pracownicy mogą skupić się na obsłudze klientów i ważnych zadaniach. ArchiDoc zmienia sposób przekazywania dokumentów na prosty i automatyczny proces.
Z perspektywy Zarządzania Ryzykiem, Compliance i Bezpieczeństwa
Rosnące wymagania regulacyjne, takie jak RODO, DORA, AI Act czy ISO 27001, nakładają na organizacje obowiązek zapewnienia pełnej kontroli nad przepływem informacji, ochrony danych oraz możliwości wykazania zgodności procesów podczas audytów i kontroli. Jednocześnie korespondencja wpływająca z wielu kanałów jest często obsługiwana ręcznie, co zwiększa ryzyko błędów, opóźnień oraz nieuprawnionego dostępu do informacji.
ArchiDoc zapewnia cyfrowe, bezpieczne i ustandaryzowane zarządzanie korespondencją oraz dokumentami niezależnie od kanału ich wpływu. Dzięki automatycznej rejestracji, klasyfikacji, ścieżkom audytowym oraz integracji z systemami Klienta organizacja zyskuje pełną kontrolę nad przepływem informacji i dostępem do danych.
Bezpieczeństwo procesów i informacji jest jednym z fundamentów działalności ArchiDoc. Podlegamy regularnym audytom i funkcjonujemy zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa informacji. Na co dzień współpracujemy z klientami z sektora finansowego, ubezpieczeniowego oraz innych branż regulowanych.
Dzięki temu nasi Klienci zyskują partnera, który rozumie wyzwania związane z regulacjami oraz potrafi dostarczyć rozwiązania odpowiadające na wymagania stawiane przez regulatorów, audytorów i wewnętrzne zespoły bezpieczeństwa.
-
pełna ścieżka audytu i identyfikowalność każdego dokumentu oraz każdej wykonanej operacji
-
wsparcie realizacji wymagań związanych z RODO, DORA, AI Act oraz ISO 27001
-
ograniczenie ryzyka operacyjnego i błędów ludzkich
-
centralizacja dokumentów i skuteczna kontrola dostępu do informacji
-
łatwiejsze przygotowanie do audytów, kontroli i wymagań regulatorów
-
współpraca z partnerem posiadającym doświadczenie w obsłudze instytucji o najwyższych wymaganiach bezpieczeństwa
Umów bezpłatny wstępny audyt procesu obiegu dokumentów
Analiza trwa 30-60 minut. Otrzymasz rekomendację sugerowanego modelu współpracy.
Nie dostarczamy wyłącznie systemu do obsługi korespondencji. Przejmujemy odpowiedzialność za cały proces.
Przejmujemy odpowiedzialność za korespondencję, dokumenty i procesy, zapewniając technologię, ludzi, organizację pracy oraz gwarancję realizacji uzgodnionych parametrów jakościowych. Państwa pracownicy mogą skupić się na biznesie. Mailroom 360° od ArchiDoc to kompleksowy model usługowy, który pozwala odzyskać czas dla pracowników.
-
Autorski system
Mailroom 360° rozwijany przez własne zespoły technologiczne lub platforma low-code WEBCON.
-
Własne rozwiązania
Narzędzia wspierające digitalizację i automatyzację procesów dokumentowych.
-
Centra operacyjne
Własne centra operacyjne i centra przetwarzania danych zlokalizowane w Polsce.
-
Wykwalifikowane zespoły
Pracownicy realizujący usługi operacyjne w centrach ArchiDoc i w siedzibie Klienta.
-
Pełne wsparcie
Wsparcie merytoryczne i organizacyjne na każdym etapie procesu.
-
Odpowiedzialność
Gwarancja jakości oraz ciągłości procesu po stronie ArchiDoc.
Nie sprzedajemy tylko systemu. Dostarczamy działający proces.
Naszą przewagą jest połączenie nowoczesnych technologii z wieloletnim doświadczeniem operacyjnym.
Od lat realizujemy procesy dla organizacji z najbardziej wymagających branż, dostarczając nie tylko obsługę korespondencji, ale również wsparcie procesów biznesowych wymagających specjalistycznej wiedzy. Wspieramy klientów między innymi w obszarach:
Dzięki temu jesteśmy partnerem, który rozumie nie tylko dokumenty, ale również procesy biznesowe, które za nimi stoją.
- procesów kredytowych
- AML (Anti-Money Laundering)
- KYC (Know Your Customer)
- KYB (Know Your Business)
- obsługi reklamacji
- obsługi korespondencji z regulatorami i instytucjami zewnętrznymi
- contact center
- obsługi mandatów oraz procesów administracyjnych
- procesów back-office dla sektora finansowego, ubezpieczeniowego i publicznego
Dla naszych klientów liczy się przede wszystkim terminowość, jakość i przewidywalność usług. Dlatego współpracę opieramy na jasno określonych wskaźnikach SLA i KPI, które są stale monitorowane oraz raportowane. Po stronie ArchiDoc znajduje się pełna organizacja procesu obejmująca:
To my odpowiadamy za zapewnienie odpowiedniej organizacji pracy, aby osiągać uzgodnione poziomy obsługi niezależnie od wolumenu dokumentów, sezonowości czy zmian organizacyjnych po stronie klienta. Klient kupuje efekt biznesowy, a nie wyłącznie zasoby lub system.
- odpowiednie zasoby kadrowe
- zastępowalność pracowników
- zarządzanie szczytami wolumenowymi
- kontrolę jakości
- zarządzanie ryzykiem operacyjnym
- ciągłość działania
ArchiDoc obsługuje organizacje z sektora finansowego i ubezpieczeniowego, które stawiają najwyższe wymagania w zakresie bezpieczeństwa informacji i zgodności regulacyjnej. Regularnie przechodzimy szczegółowe audyty klientów oraz audyty bezpieczeństwa, potwierdzając zgodność naszych procesów z rygorystycznymi wymaganiami rynkowymi. Nasze rozwiązania opierają się na:
To szczególnie istotne dla organizacji przygotowujących się do spełnienia wymagań związanych z DORA, AI Act, RODO czy normą ISO 27001.
- własnym centrum przetwarzania danych,
- zaawansowanych procedurach bezpieczeństwa,
- pełnej audytowalności procesów,
- zgodności z wymaganiami dotyczącymi ochrony danych i informacji.
ArchiDoc obsługuje procesy korespondencyjne dla kilkudziesięciu klientów i realizuje usługi w ponad 50 lokalizacjach klientów oraz we własnych centrach operacyjnych.
Łączymy skalę działania z lokalną obecnością, zapewniając jednolite standardy obsługi niezależnie od miejsca realizacji usługi. Dzięki temu jesteśmy gotowi przejąć zarówno pojedyncze procesy, jak i kompleksową obsługę korespondencji dla organizacji o rozproszonej strukturze.
Nie kończymy współpracy na przejęciu procesu. Regularnie analizujemy wskaźniki efektywności, identyfikujemy obszary do optymalizacji i wspólnie z klientami projektujemy kolejne usprawnienia.
Bardzo często Mailroom 360° staje się początkiem szerszej transformacji procesów administracyjnych, finansowych, kadrowych i operacyjnych. Dlatego klienci wybierają ArchiDoc nie tylko ze względu na technologię, ale przede wszystkim dlatego, że otrzymują partnera, który bierze odpowiedzialność za rezultat.
Co zyskuje Twoja firma?
Pełna kontrola i przezroczystość
Jeden widok wszystkich kanałów (papier + digital) w czasie rzeczywistym. Pełny audyt: kto, kiedy i dlaczego „dotknął" dokumentu.
Redukcja kosztów i czasu
Skrócenie czasu opracowania dokumentu z dni do godzin (a nawet minut w kanałach cyfrowych). Obniżenie kosztu przetworzenia jednego dokumentu nawet o 60%. Eliminacja kar za opóźnienia.
Bezpieczeństwo i compliance
Certyfikat ISO 27001, pełna zgodność z RODO, bezpieczne pełnomocnictwa do e-Doręczeń. Fizyczne bezpieczeństwo: monitoring 24/7, strefy kontrolowane.
Skalowalność bez granic
Obsługa wielooddziałowa i wielojęzyczna. Skaluj zasoby w górę i w dół w zależności od sezonowości, bez zmian w zatrudnieniu.
Kompleksowość (end-to-end)
Jeden dostawca dla wpływów (Incoming) i wysyłki (Outgoing). Optymalizacja kosztów kurierskich i pocztowych dzięki naszej skali działania.
Osiąganie rezultatów nie wymaga złożoności
Proces jest prosty i uporządkowany:
Krok 1: Centralizacja Korespondencji
Rejestrujemy całą korespondencję przychodzącą – papierową, elektroniczną, e-Doręczenia i KSeF – w jednym miejscu w formie elektronicznej. Tam, gdzie technologia nie wystarcza, ArchiDoc zapewnia merytoryczne wsparcie doświadczonych pracowników.
Krok 2: Inteligentne Przetwarzanie
Technologia analizuje dokumenty, pozyskuje metadane i klasyfikuje je według typu sprawy. Digitalizacja z OCR/ ICR/ AI umożliwia przeszukiwanie treści, a każdy dokument otrzymuje kod QR lub kod kreskowy. Przesyłki w ekancelarii rejestrujemy w systemie INDO lub WEBCON, skąd odbywa się dystrybucja korespondencji do działów zgodnie z ustalonymi regułami.
Krok 3: Dostarczenie i Śledzenie
Adresaci otrzymują automatyczne powiadomienia o oczekującej przesyłce, sprawie lub zadaniu. System śledzi status każdego zadania i generuje raporty z przetwarzania. Efektywność mailroom mierzysz przez KPI, jak czas obsługi przesyłek – masz pełną transparentność procesu i możliwość optymalizacji.
Dlaczego cyfrowa kancelaria w ramach usługi świadczonej przez ArchiDoc działa?
Kompleksowa rejestracja
Automatyczne pobieranie i wprowadzanie wszystkich przesyłek do centralnego rejestru korespondencji w firmie, niezależnie od formy dostarczenia. Rejestr korespondencji jest zasilany metadanymi, a system wspomaga uzupełnianie danych z przesyłek w rejestrze.
Integracja z systemami elektronicznymi
Bezpośrednie połączenie z wybranymi dostawcami eDoręczeń oraz KSeF.
Digitalizacja na żądanie
Przetwarzanie dokumentów papierowych i elektronicznych przy użyciu technologii OCR/ ICR/ AI dla pełnej przeszukiwalności. Mailroom przetwarza dokumenty papierowe w pliki cyfrowe, a cyfryzacja dokumentów przyspiesza dostęp do informacji.
Automatyczne powiadomienia
System informuje adresatów o nowych zadaniach do wykonanie przez email, eliminując ryzyko przeoczenia ważnych spraw.
W pełni audytowalna ścieżka odbioru korespondencji
W przypadku dokumentów papierowych systemowe potwierdzanie komu, kiedy, przez kogo dokument został przekazany, a dla dokumentów elektronicznych, kto i kiedy pobrał dokument do opracowania.
Certyfikowane bezpieczeństwo
Zgodność z ISO 27001 eliminuje obawy o ochronę danych wrażliwych. Zarządzanie dokumentami w mailroom oparte jest na odpowiednich procedurach bezpieczeństwa, a bezpieczeństwo obejmuje kontrolowany dostęp do danych poufnych.
Modele Współpracy – Wybierz ten, który pasuje do Twojej organizacji
Centralny Digital Mailroom (Off-Site)
Hybrydowy
(Hybrid)
Dedykowana Kancelaria On-Site (Fully On-Site)
Najczęściej Zadawane Pytania
Jak szybko można wdrożyć obsługę kancelarii?
Standardowe wdrożenie obejmuje pilotaż trwający około 1-3 miesięcy, w zależności od wybranego modelu i złożoności procesów. W tym terminie poznajemy specyfikę dokumentów, dogrywamy załączniki procesowe do umowy, analizujemy potrzeby integracyjne z systemami Klienta, szkolimy pracowników. Pełne standardowe wdrożenie trwa od 3-6 miesięcy.
Czy możemy przejąć dotychczasowych pracowników?
Tak – jak najbardziej możemy przejąć obecnych pracowników, którzy realizowali proces obsługi kancelaryjnej.
Jak zapewnione jest bezpieczeństwo dokumentów?
Posiadamy certyfikat ISO 27001, a wszystkie procesy są audytowane zgodnie z najwyższymi standardami branżowymi. Dane przechowujemy w certyfikowanej infrastrukturze, pliki są szyfrowane, a dostęp do konta każdego użytkownika jest kontrolowany i logowany.
Czy musicie zabierać wszystkie nasze dokumenty do swojego centrum?
Nie. W zależności od wybranego modelu, dokumenty mogą być przetwarzane w 100% w Twojej siedzibie (Model On-Site), częściowo u Ciebie a częściowo u nas (Model Hybrydowy) lub w całości w naszych centrach (Model Off-Site). Ty decydujesz o granicy outsourcingu.
Czy obsłużycie dokumenty w językach obcych i z różnych krajów?
Tak. Nasze silniki AI obsługują 40+ języków, w tym te z nietypowymi alfabetami. Mamy doświadczenie w obsłudze specyficznych formatów faktur i pism urzędowych z całego świata.
Jak wygląda obsługa korespondencji wychodzącej?
Przejmujemy cały proces: od wydruku (z Twojego systemu lub naszego centrum), przez kopertowanie i adresowanie, aż po nadanie do Poczty Polskiej lub firm kurierskich.
Czy musimy wdrożyć Wasz system informatyczny?
Nie. Możemy pracować na naszej platformie SaaS lub zintegrować się z Twoimi systemami (ERP, DMS, CRM). Nasi operatorzy mogą pracować bezpośrednio w Twoim środowisku IT.
Czy możemy przetestować jakość przed podjęciem decyzji?
Tak. Standardowo przeprowadzamy pilotaż na rzeczywistej partii dokumentów (różne kanały, różne języki), abyś mógł ocenić jakość ekstrakcji danych i szybkość działania przed podpisaniem umowy.
Zmień sposób, w jaki Twoja firma pracuje z dokumentami
Nie czekaj, aż rozproszone kanały wpływu, zaległości w e-mailach lub stosy papierowych dokumentów zaczną blokować kluczowe procesy.
Skontaktuj się z nami, aby przeanalizować obecny obieg korespondencji, oszacować potencjał optymalizacji i dobrać model współpracy dopasowany do Twojej organizacji.